Die Zukunft der Tatortdokumentation ist digital!

Wie eine Idee aus der Forschung in die breite Praxis gelangt ist und warum die Ergebnisse des Forschungsprojekts „Optimierung der Strafverfolgung durch Mobilcomputer-basierte Vor-Ort-Beschreibung komplexer Auffindesituationen (INSITU)“ für die Polizeiarbeit eine Revolution darstellen, erklären uns Juliane Joswig von der Polizei Berlin und Dr. Steffen Franz vom Bundeskriminalamt.

Frage: Wie läuft die Tatortdokumentation üblicherweise ab? Wie funktioniert das mit unterschiedlichen Medien, also Augenzeugenberichten, Notizen, Videos etc.?

Steffen Franz: Bei der Einsatz- und Tatortdokumentation hat sich in den letzten Jahrzehnten wenig verändert. Mittel der Wahl sind immer noch Kladde, Stift und Papier. In der Regel ist die Schutzpolizei, also die Polizeibeamtinnen und -beamten des Streifendienstes, als erste vor Ort. Bei größeren Delikten kommen Kriminalpolizei oder Kriminaltechnik hinzu. Dabei reichen die eingesetzten Mittel von Notizen über Fotografie, Audio- und Videoaufnahmen bis hin zu Laserscanner- und Panoramaaufnahmen als auch Drohnen- oder Robotereinsätzen. Der Großteil der Informationen wird aber weiterhin handschriftlich festgehalten.

Zurück auf der Dienststelle müssen alle Informationen in weitere Systeme überführt und sehr ausführlich dokumentiert werden. Das ist zeit- und arbeitsintensiv. Kurz gesagt: Eine einheitliche Lösung gibt es nicht. Zudem unterscheiden sich Abläufe und Mittel je nach Behörde und Dienstkraft. Genau hier setzte das vom Bundesforschungsministerium geförderte INSITU-Projekt an.

Frage: Was hat sich durch INSITU geändert? Was sind die Vorteile des Systems für die Polizeipraxis?

Juliane Joswig: Wir sind jetzt in der täglichen Polizeiarbeit in der digitalen Realität angekommen! Das INSITU-System ist in Berlin in ausgewählten Abschnitten in der Pilotphase. Zudem ist es beim Kriminaldauerdienst sowie in verschiedenen Abteilungen des Landeskriminalamtes, wie z.B. in den Bereichen der Organisierten Kriminalität und Staatsschutz im Einsatz. Stift und Kladde bleiben jetzt in der Dienststelle. Dabei führen wir das System iterativ ein, also nicht auf einen Schlag in der gesamten Behörde.

Der größte Vorteil ist, dass am Einsatzort alle Daten, Informationen und Asservate digital über das Diensthandy erfasst werden und dann per Knopfdruck ins Vorgangsbearbeitungssystem der Polizeien übertragen werden. Die Einheiten können zudem die Informationen direkt vor Ort austauschen bzw. übergeben. Beispiel Wohnungseinbruch: Die Schutzpolizei erfasst zunächst die Daten, der Kriminaldauerdienst kommt später hinzu und kann per QR-Code auf die bisherigen Informationen zugreifen. Das reduziert Fehler und spart Zeit. Doppelerfassung ade.

Viele Prozesse laufen dabei im Hintergrund automatisiert ab – etwa die Zusammenstellung der Fotodokumentation, für die früher zahlreiche Einzelschritte nötig waren. Mit INSITU geht das jetzt einfach per Knopfdruck.

Steffen Franz: In drei Jahren Forschungsprojekt haben wir viel ausprobiert – anfangs sogar die Idee, den Tatort per einmaligem „im Kreis drehen“ als 3D-Modell zu erfassen. Die Realität: jeder Tatort ist anders, die Erfassung sehr heterogen und die Geräteausstattung der Behörden reicht vom einfachen Smartphone bis hin zum Topmodell.

Wir haben uns daher auf die Kernfrage konzentriert: Was wird vor Ort tatsächlich aufgenommen und dokumentiert? Daraus ist eine Art Toolbox für die Arbeit am Einsatzort entstanden.
Beim Bundeskriminalamt ist INSITU aktuell in den Abteilungen Staatsschutz, Terrorismus, Kriminaltechnik sowie Schwere und Organisierte Kriminalität im Einsatz. Informationen, die für die Gerichtsverwertbarkeit wichtig sind – zum Beispiel „Wer hat das Asservat, also Beweisstück, eingetütet?“ und „Wann?“ – werden automatisch mitdokumentiert. Das entlastet die Einsatzkräfte deutlich.

Juliane Joswig: Die Zeitersparnis ist messbar, weil viele Schritte wegfallen. Natürlich braucht es zu Beginn etwas Übung, aber durch die tägliche Nutzung wird der Mehrwert schnell spürbar.

Steffen Franz: Ergänzend gibt es eine Web-Applikation, mit der auf der Dienststelle live verfolgt werden kann, was am Einsatzort dokumentiert wird. Ursprünglich gedacht, um den Tatort besser auf einem großen Bildschirm zu überblicken, hat sich gezeigt, dass sich das Tool hervorragend für die Einsatzunterstützung eignet – etwa bei bundesweiten Durchsuchungen an mehreren Standorten. Führungsstellen sehen in Echtzeit, was vor Ort passiert, und können schneller reagieren.

Auch im Bereich der Terrorismusbekämpfung ist das hilfreich: Dolmetscher können zentral vorgehalten werden, sich Dokumente per Foto ansehen und direkt Rückmeldung geben, welche Asservate relevant sind. Das entlastet und spart Ressourcen.

Juliane Joswig: Für uns ist es spannend zu sehen, dass sich die Web-Anwendung vom vermeintlichen Add-on zum echten Gamechanger entwickelt hat.

Frage: Was waren die größten Hürden in der Projektphase und in der Praxis?

Steffen Franz: Wir haben in Deutschland nicht „die eine Polizei“, sondern 20 unterschiedliche Polizeien – 16 auf Landesebene und 4 auf Bundesebene. Jede dieser Polizeien hat ihre eigene IT-Infrastruktur. Ein System für alle zu schaffen, ist eine große Herausforderung.

Mit INSITU nehmen wir alle Informationen am Tatort erstmals digital auf. Im Laufe des Ermittlungsverfahrens werden diese von verschiedenen Systemen weiterbearbeitet. Wir können standardkonforme Datensätze liefern, aber jede Behörde muss diese auch in ihre Systeme importieren können.

Juliane Joswig: Deshalb haben wir von Beginn an auf eine wirklich anwenderorientierte Entwicklung gesetzt. Rund 250 Dienstkräfte aus unterschiedlichen Polizeien deutschlandweit haben INSITU mit ihren Anforderungen und Prozessen mitgestaltet.

Bei 20 Polizeien könnte man meinen, am Einsatzort wird überall gleich gearbeitet – tatsächlich unterscheiden sich Zuständigkeiten, Systeme und rechtliche Vorgaben stark. Unsere Aufgabe war es, eine Anwendung zu schaffen, mit der am Ende alle arbeiten können.

In der Entwicklungsphase haben wir den beteiligten Dienstkräften alle drei Monate eine Testversion bereitgestellt. Sie haben das INSITU-System ausprobiert, Rückmeldungen gegeben, und wir haben über zehn Entwicklungsschleifen hinweg nachgeschärft. Wir können stolz darauf sein, dass wir mit INSITU jetzt länder- und behördenübergreifend eine bedarfsorientierte Anwendung haben, die auf dem Fundament aller Polizeien entwickelt wurde.

Eine weitere Hürde war die Umsetzung in die Praxis. INSITU ist zunächst eine externe Software, die auf bestehende Systeme aufsetzt – ohne Blaupause. Organisatorische Rahmenbedingungen mussten komplett neu geschaffen werden.

Eine weitere Hürde liegt im Bereich des „Changemanagements“: Für viele Beamtinnen und Beamte, die seit Jahrzehnten analog arbeiten, bedeutet der Schritt hin zur digitalen Dokumentation eine spürbare Veränderung ihrer gelebten Arbeitsprozesse und das ist auch mit Emotionen verbunden. Schulungen allein reichen hier nicht aus; es braucht vor allem Verständnis, Geduld und Zeit. Mit der Zeit setzt zwar ein positiver Dominoeffekt ein, dennoch zeigt sich, dass solche Veränderungen auch mit Unsicherheiten und Vorbehalten einhergehen können.

Steffen Franz: Das ist beim BKA ähnlich. INSITU wird in mehreren Abteilungen eingesetzt, der Umstieg erfolgt aber unterschiedlich schnell. Wir versuchen, alle mitzunehmen, reden dabei jedoch von Tausenden Dienstkräften. Am Ende muss das Produkt überzeugen.

Da aber alle Bundes- und Landespolizeien an der Entwicklung beteiligt waren, ist der Wunsch auch groß, INSITU breit einzusetzen – insbesondere bei Lagen, in denen mehrere Behörden landesübergreifend agieren, beispielsweise bei komplexen Großschadenslagen. Wenn alle mit demselben System arbeiten, statt parallel zu dokumentieren, beschleunigt das die Kommunikation und den Informationsfluss ungemein.

Juliane Joswig: Dass INSITU von Dienstkräften für Dienstkräfte entwickelt wurde, erhöht die Akzeptanz enorm. Es ist kein Tool „von oben“, sondern aus der Praxis heraus entstanden.
INSITU soll noch dieses Jahr bei weiteren Polizeien ausgerollt werden. In Rheinland-Pfalz gibt es beispielsweise bereits eine Projektgruppe, die den Einsatz konkret vorbereitet. Mit einem weiteren Dutzend Behörden sind wir im Gespräch.

Frage: Wie wichtig ist es, dass die Polizei sich in der Forschung aktiv beteiligt – insbesondere in Programmen wie dem Sicherheitsforschungsprogramm und dem Programm Polizei 20/20?

Juliane Joswig: INSITU zeigt, dass Forschung für die Polizei unverzichtbar ist. Wir sind der entscheidende Akteur bzw. Praxispartner und haben durch unsere aktive Mitwirkung das Projekt zur Praxistauglichkeit gebracht. Es muss in Forschungsprojekten immer gefragt werden: Welche Erfahrungen bringen wir aus der Praxis mit? Was brauchen wir wirklich? Unter welchen technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen arbeiten wir?

Angesichts neuer Täterstrukturen, enormer Datenmengen, immer mehr digitaler Spuren und begrenzter Ressourcen ist es wichtig, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und in die Forschung einzuspeisen. So können wir Prozesse besser gestalten und bessere Werkzeuge entwickeln. Deshalb sollte die Polizei in der Forschung dauerhaft eine aktive Rolle übernehmen.

Steffen Franz: Die aktive Beteiligung stärkt unsere Handlungsfähigkeit. INSITU ist eine komplette Eigenentwicklung. Ohne die vorgelagerte Evaluierung im Forschungsprojekt im Rahmen des Sicherheitsforschungsprogramms wäre das finanziell kaum machbar gewesen. Forschung hilft uns, technologisch am Ball zu bleiben und realistisch einzuschätzen, was sich in der Praxis umsetzen lässt. Und im P20-Projekt konnten wir die Erfahrungen aus der Forschung dann gezielt für die Umsetzung nutzen.

So bleiben wir digital souverän, können Dinge ausprobieren und – wenn sie passen – eigene Produkte entwickeln, statt teure Lösungen von Dritten einzukaufen und dauerhaft hohe Kosten für Anpassungen und Lizenzen zu tragen. Forschung erhöht unsere Unabhängigkeit und Selbstständigkeit.

Frage: Welche Lektionen aus INSITU, beziehungsweise welchen Rat möchten Sie anderen Forschungsprojekten und Akteuren mit auf den Weg geben?

Juliane Joswig: INSITU hat gezeigt, wie wichtig aktive Zusammenarbeit ist. Wir haben früh klare Rollen definiert: technische Verantwortung beim BKA, fachliche Verantwortung bei uns. Das hat Entscheidungen beschleunigt. Ein gemeinsames Kollaborationstool, in dem wir unser „Projektleben“ dokumentiert haben, hat uns strukturell sehr geholfen.

Wesentlich war unsere offene Fehlerkultur: regelmäßige, ehrliche Retrospektiven, z. B. „Was war gut? Was nicht? Was ändern wir?“. So konnten wir das Projekt kontinuierlich justieren.
Wichtig ist außerdem das Dranbleiben. Mein Satz im Team lautet: „Wenn du immer wieder ein Nein hörst, musst du selbst fürs Ja sorgen.“ Man braucht viel Geduld und die Bereitschaft, in einer Behörde auch unübliche Wege zu gehen. Dadurch sind wir ein „exotisches“ Projekt innerhalb der Polizeiorganisationen geworden. Doch dieses Beharrungsvermögen war ein Schlüssel zum Erfolg.

Steffen Franz: Für uns war die Vielfalt im Projektteam entscheidend: von „Technik-Nerds“ bis zu sehr erfahrenen Polizistinnen und Polizisten, ergänzt um Öffentlichkeitsarbeit, Usability und weitere Perspektiven.

Technisch neigen wir manchmal zu „Elfenbeinturm-Lösungen“, die in der Praxis nicht funktionieren. In der Praxis gibt es umgekehrt Wunschbilder, die technisch oder organisatorisch unrealistisch sind. Unsere Aufgabe war, Erwartungen zu erden und gleichzeitig den Horizont zu erweitern.